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<< 戻る   発行日２００７年５月２８日   　〜 帳簿・書類(文書)保存のポイント　〜 企業が扱う膨大な帳簿・書類・資料などを、保管スペースや事務処理のコストを考慮して、取捨選択をしなければなりません。 ● 保存書類の決め方   税法や会社法などで、一定期間の保存が義務付けられている「法定保存文書」については、最低限度を定めた期間ですから、安全性や必要性を考慮して適宜延長することも必要です。 法定保存文書以外で、業務遂行に重要・企業のノウハウ・訴訟に備えて立証のための重要文書などは、企業が独自の判断基準で、「永久・10年・5年」などに分類し、保存を開始した時点で廃棄する時期を明確にしておくことが大切です。 ● 廃棄する場合の注意   保存管理が適切に行われていないと、誤って必要な文書を廃棄してしまうことがあるので、再度確認してから廃棄します。そして、機密書類や個人情報が漏洩することがないようセキュリティーに万全を期すことが重要です。 なお、法定や重要以外の通常の書類や資料は、例えば、1年後には利用価値がなければ思い切って“捨てる”ことで、保管場所がスッキリして書類を探す時間とミスを減らすこともできます。 ● 個人情報保護法や電子文書保存法への対応 顧客の個人情報等の管理・保存・破棄については、慎重な対応が求められるので、万―に備えてこの機会に再確認をしてはいかがですか。 また、電子文書保存法(e―文書法)により、電磁的方法による保存が可能ですが、安全性・コスト・検索方法などを比較検討してから導入します。 << 戻る    ＜一宮市の税理士事務所＞五藤経営会計事務所 ／事務所の業務体系 ／税理士業務／会計業務／コンサルティング業務／社会保険労務士業務／公的資金業務／行政書士業務／FP業務／知っ得情報一覧 ／WeeklyNew一覧／月例セミナー／将軍の日／事務所案内／メンバー紹介／採用／ブログ／お問い合せ先一覧／リンク集／サイトマップ